Kongresszusi helyszínek Budapesten

Vásárterület, csarnokok és Duna-parti szállodák

A X. kerületi Albertirsai úton álló Hungexpo Budapest Congress and Exhibition Centre konferenciáknak, kiállításoknak és szakvásároknak ad helyet, emellett rendezvénybútort, technikát, dekorációt és kiállításépítést is kínál. A XIV. kerületi Dózsa György úti BOK Sports and Conference Centre több csarnokot fog össze egy épületben, és koncerteket, konferenciákat, kiállításokat is vállal. A IX. kerületi Fővám téri Bálna konferenciaközpont, üzletekkel, éttermekkel és galériával az épületben, saját leírása azonban nem nevez meg rendezvénytípusokat, így a konferencia-elrendezéseket egyeztetni kell.

A XII. kerületi Jagelló úti Budapest Kongresszusi Központ kínálata a legrészletesebb nagy kongresszusokhoz: a Pátria terem 2000 főig fogad, 12 tolmácsfülkével, emellett 20 multifunkcionális terem és legfeljebb 4000 négyzetméteres kiállítótér áll rendelkezésre. Két szálloda másfajta környezetet ad: az I. kerületi Hess András téri Hilton Budapest, amelynek épülete a 1200-as években templomként indult, és konferenciákra, bankettekre, esküvőkre rendezkedett be, valamint az V. kerületi Apáczai Csere János utcai Budapest Marriott Hotel, amely szállodaként és konferenciahelyszínként működik, szobáinak többsége a Dunára néz.

A program és az épület összehangolása

Kezdjük azokkal az elemekkel, amelyek nem mozdíthatók: a plenáris ülés, a tolmácsolás, a kiállítói standok és a gálavacsora. A Budapest Kongresszusi Központ plenáris terme legfeljebb 900 fős gálavacsorára is berendezhető, az épületet pedig a 319 szobás Novotel Budapest Cityvel közösen használja. Ha a kongresszus szakvásárral együtt fut, összehasonlítási alapként a Hungexpo vásárterülete kínálkozik.

Az akadálymentesítési igényeket érdemes már a kiírásba belefoglalni. A Hungexpo, a BOK, a Bálna és a Budapest Kongresszusi Központ egyaránt jelzi az akadálymentes parkolót és bejáratot, a BOK és a Bálna akadálymentes mosdókat is. Szállodáknál kérdezzünk rá, hogyan viszonyulnak a konferenciaterületek a vendégszobákhoz, és az étterem képes-e egy teljes kongresszusi vacsora lebonyolítására. A bérlést, a termek elrendezését és a technikai támogatást írásban rögzítsük a helyszínnel.

Logisztika a helyszín körül

Egy kongresszus ritkán marad egyetlen teremben. A Hungexpónál maga a helyszín kínál rendezvénybútort, technikát, dekorációt és kiállításépítést, ami egyszerűsítheti az építést; máshol ezeket külön kell bevinni. A Bálna épületében üzletek, éttermek, kávézók és kortárs galéria találhatók, ami hasznos, ha a résztvevőknek két szekció között szabad idejük van. A Budapest Marriott Hotel és a Hilton Budapest szállodaként tárgyalótermet és szállást, reggelit, ingyenes wifit és légkondicionálást együtt ad, ami kevesebb külön megállapodást jelent.